Veel managers vrezen door Het Nieuwe Werken de controle over hun werknemers en het inzicht in hun werk en de voortgang te verliezen. Enerzijds is dat best grappig, want tenzij een leidinggevende letterlijk en voortdurend over de schouders van zijn employees meekijkt, heeft hij ook in een ouderwetse kantoorsetting vaak veel minder controle en inzicht dan hij denkt of hoopt. Aan de andere kant heeft die bezorgde manager wel degelijk een punt. Want hoe houd je het team bij elkaar en zorg je dat alle neuzen dezelfde kant op blijven staan, als iedereen zijn eigen werktijden kan indelen en overal in de wereld kan zitten?
Het antwoord is voicechat, en de beste voorbeelden ervan zijn te vinden in de gaming industrie. Geen enkele zichzelf respecterende gamer kan nog zonder voicechat. Wanneer er in teamverband een uitdaging wordt aangegaan, is er simpelweg geen tijd om én de functietoetsen van het keyboard en de muis te bedienen, én ook nog tekst met aanwijzingen te tikken. Daarom zijn er een aantal uitstekende softwareprogramma’s ontwikkeld, die ook prima passen in een omgeving voor Werken 2.0., en veel beter werken dan bijvoorbeeld Skype of MSN.
Mijn favoriete toepassing is Ventrilo, meestal Vent genoemd. Ongeacht waar iedereen zich bevindt, met behulp van Vent is iedereen zichtbaar aanwezig en direct aanspreekbaar. De software is gratis te downloaden, eenvoudig te installeren en vraagt weinig van de processor. Daarnaast moet je een huurcontract voor een speciale server afsluiten. De prijzen variëren van circa € 3,50 per maand voor tien gebruikers tot € 70,00 voor 250 gebruikers. Ten slotte heeft iedere gebruiker een headset nodig en/of een microfoon en geluidsboxen, en een internetverbinding.
Op de server kun je net zo veel kanalen toevoegen als je wilt. Zo kun je het fysieke pand - compleet met afdelingen, kantoren en kantine - virtueel nabootsen. Als het tijd is om aan het werk te gaan, rijden de medewerkers niet naar kantoor maar loggen in op Vent. Communiceren gaat eenvoudig met een zelfverkozen press-to-talk-button op het keyboard. Vent is dus een moderne versie van de walkie talkie.
Met dat verschil dat het geluid kraakhelder is, geen ruis bevat en een heleboel, handige extra functies heeft. Zo kun je ook één op één of in groepsverband in tekst chatten, webpagina’s aan elkaar doorspelen, hands free praten, kanalen toegankelijk maken voor een beperkt aantal gebruikers of afsluiten met een paswoord, en het aan- en afmelden van gebruikers op de server of kanalen door gesproken taal laten aankondigen.
Ventrilo is dus een uitstekende en betaalbare oplossing voor organisaties die Het Nieuwe Werken willen toepassen maar gelijktijdig ook de mogelijkheid willen hebben om op ieder uur van de dag en vanaf iedere locatie live samen te werken, te overleggen en te vergaderen.
Foto: Frencenz
Benieuwd wat ik voor jou kan betekenen? Neem dan gerust contact met me op om te overleggen.
Werken 2.0 maakt het mogelijk om overal en op ieder gewenst tijdstip (samen) te werken. Je hebt zelfs geen fysiek kantoor meer nodig en je bespaart flink op overhead. Ben je toe aan Het Nieuwe Werken? Ik kan je adviseren, een stappenplan ontwikkelen, je online kantoor voor je installeren, inrichten, en jou en je medewerkers op weg helpen.